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¿Cómo migrar / importar productos desde un Excel? En este tutorial vas a aprender a migrar / importar productos desde un Excel. Importante: Si tienes productos en una planilla de Excel podrás migrarlos a Control Comercio en forma masiva muy fácilmente. En este documento encontrarás cómo armar tu Excel y la explicación sobre cada campo que se puede migrar. No hay una planilla modelo para descargar: armás tu propio Excel y, al subirlo, le indicás al sistema qué es cada columna. ¿Dónde se encuentra ubicado el Migrador? Se encuentra ubicado en el desplegable de Administración, al final de la lista y se llama «Migraciones». ¿Cómo debe ser el formato que debe contener el Excel? A continuación, presentaremos los diferentes formatos que debe tener el Excel para realizar una migración según sea opción.

• Migrar productos sin talles ni colores.

Ejemplo:

• Migrar productos con talles y colores (columnas de talle y color).

Ejemplo Nota: en caso de que sea un grupo de producto es obligatorio que tanto el nombre como el código sean iguales, para que al momento de migrarlo el producto agrupe los productos.

• • Migrar productos con talles y colores (columna de color y una columna para cada talle con stock).

Ejemplo:

• Migrar Proveedores.

Ejemplo:

• Actualizar producto por Excel: cambia Stock, Precio de venta, Costo, Temporada o Año de productos que ya existen, buscándolos por su Código. También acepta una columna Bonificación %, que se descuenta del costo.
• Actualizar Lista de Precios por Excel: columna A el código del producto, columna B el valor (Precio Final o Porcentaje; positivo aumenta, negativo descuenta, hasta -100 %). Se habilita cuando tenés al menos una lista.

Columnas de productos que toma el Migrador: Código, Nombre, Categoría, Precio, Stock, Stock Mínimo, Costo, Proveedor, IVA, Temporada y Año; con talles y colores también Color, Talle, Código Padre y Código Hijo. En clientes y proveedores se puede migrar el Saldo, que queda como «Saldo migrado».

Importante:

• Hay campos obligatorios: por ejemplo, Razón Social y Cuit en clientes y proveedores.
• Verifica que los números estén agregados como «solo texto» y evitar los caracteres especiales.
• Los números (precio, costo, stock, IVA) van sin «$» y sin «%». La columna IVA lleva 0, 10,5 o 21: si dice un texto como «EXENTO», el producto queda con IVA 21 %.
• Si una celda tiene una fórmula, el Migrador toma el valor que muestra la celda.
• Ten en cuenta que por planilla de Excel debe ser en formato (.XLSX o .XLS), de hasta 1 MB. Se leen todas las hojas visibles del archivo (las hojas ocultas no se importan), con hasta 10.000 filas en total y hasta 50 columnas por hoja.
• El Excel debe tener un título por cada columna y debajo de la misma debe contener la información a migrar.

¿Cómo realizo una Migración? Para realizar una migración hacemos clic en «Migraciones» y luego presionamos “Nueva migración”. En el migrador tendremos 5 opciones: «Importar productos», «Importar clientes», «Importar proveedores», «Actualizar producto por Excel» y «Actualizar Lista de Precios por Excel». Para el Ejemplo migraremos productos Paso 1.

1. Da clic en «Importar productos».
2. Paso 2. Si tu cuenta trabaja con talles y colores, elegimos el modelo (Modelo 1, 2 o 3); si no, se usa el Modelo 1 directamente. Seleccionamos el Excel que deseamos migrar. Nota: el archivo Excel debe ser en forma .xls o .xlsx (Excel). Paso 3. Selecciona cada nombre de la columna con su correspondiente título que está registrado en el Excel (el sistema ya propone muchos, por ejemplo reconoce «SKU» como Código; revisalos) y presionamos «Continuar». Si no querés migrar una columna, dejá el campo en blanco. Si el archivo tiene varias hojas, vas a ver una tabla por hoja («Hoja: …») y, arriba, cuántas filas se van a importar de cada una. Las columnas se eligen una sola vez: si dos hojas tienen una columna con el mismo título, lo que elegís en una queda elegido en las dos.

Paso 4. Se realiza el análisis preliminar, donde el sistema busca si el archivo presenta errores. Paso 5. Si el archivo tiene un problema de formato, el sistema te avisa el motivo y en qué hoja está, por ejemplo «Formato incorrecto, existen nombres de columnas repetidos en la hoja …». Paso 6. Las filas con errores no se migran. Al terminar las vas a poder bajar con «Descargar observaciones» (ver paso 8). Corregí esas filas en tu Excel y, para migrarlas, empezá de nuevo con el paso 1. Posibles errores: 1) código duplicado:  El sistema no permite que dos o más productos tenga el mismo código. 2) nombre duplicado:  El sistema no permite que dos o más productos tenga el mismo nombre.

Esa fila no se crea: «No se creo porque un producto con la misma descripción ya existe.» «Importar productos» solo crea productos nuevos; para cambiar costo, precio o stock de los existentes, usá «Actualizar producto por Excel».

3) campos obligatorios en blanco: los campos obligatorios no deben estar sin datos registrados. Paso 7. En caso de no tener error presionamos «Migrar» y confirmamos «¿Desea continuar con el proceso de migración? Esta acción no se puede deshacer.» Paso 8. Migración finalizada: vemos los resultados y presionamos «Finalizar». Si hubo filas que fallaron, «Descargar observaciones» baja un Excel con esas filas, cada una en su hoja, y las columnas «Error» y «Observación» con el motivo. ¿Puedo ver el historial de Migración? Una vez finalizada la migración podrás ver en qué estado se encuentra. Una vez concretada podrás dar clic en «Administración -> Migraciones» para ver el estado de la misma, con las columnas Archivo, Migrados, No migrados, Item y Estado. Si hubo filas no migradas, el ícono «Resultado» descarga el detalle con el motivo de cada fila. A tener en cuenta: el reporte podría arrojar algunas advertencias respecto a decisiones que deberías tomar sobre qué hacer con esos contactos.   

¿Cómo actualizo el stock, el costo o el precio por Excel?

Ejemplo: un corralón recibe la lista nueva de su proveedor y quiere cambiar los costos de golpe.

1. Armá un Excel con la columna Código y las columnas Stock, Costo y/o Precio de venta. Si la lista del proveedor trae una bonificación, sumá la columna Bonificación % (por ejemplo, 10 o 10+5): se descuenta del costo antes de guardarlo.
2. En «Nueva migración», elegí «Actualizar producto por Excel» y subí el archivo.
3. Revisá las columnas. Tildá «Activar costo» si querés que el precio se recalcule con el margen de cada producto. Tildá «Agregar stock» si la cantidad se suma a la que hay; sin tildar, la reemplaza.
4. «Continuar» y «Migrar».

Ojo: solo se toman stocks mayores a 0 (para poner en cero, usá Control de stock), y el stock se carga en la sucursal en la que estás.

Mensajes posibles: «No se encontró un producto con ese código.», «No se puede actualizar porque contiene espacios en blanco o caracteres inválidos.», «No se puede actualizar porque el precio de venta es menor al costo.», «Este producto no fue actualizado a que su margen es 0 o negativo.», «No se pudo leer la bonificación: escribí un porcentaje, como 15, o varios, como 10+5.»

Otros mensajes: «No se permiten archivos del tamaño mayor a 1 MB.» y «Las columnas puede ser seleccionada solo una vez.»

Lo que el Migrador no importa: ventas, facturas, cobranzas, cheques, movimientos de caja, el detalle de la cuenta corriente (solo el saldo), el historial de stock ni fotos.

Si tienes una duda escríbenos por el chat de soporte https://www.controlcomercio.com/chat-whatsapp/