Soporte y ayudaProveedores & compras

Proveedores a los cuales les adquiere la mercadería. En Proveedores & compras cargás tus proveedores y sus compras (facturas y notas de crédito), ves cuánto les debés y les pagás.

Antes de empezar:

• Deuda con el proveedor: lo que todavía no le pagaste de sus facturas.
• Plazo de pago: cuántos días te da el proveedor para pagar; con eso el sistema calcula cuándo vence cada factura.
• Saldo a favor: plata que el proveedor te debe a vos (porque le pagaste de más o te hizo una nota de crédito). Se usa en los próximos pagos.

Por ejemplo, un kiosco le compra al distribuidor que le da 15 días: carga la factura, el sistema le muestra cuándo vence y, cuando paga, la factura queda Pagada.

¿Dónde se encuentra ubicado la opción de «Proveedores»? En el Módulo de Administración, podemos encontrar «Proveedores & compras». Tiene dos solapas: Proveedores y Compras. Lo ven los usuarios Dueño total, Empleado acceso total y Otros acceso total. – ¿Qué puedo hacer en el módulo de «Proveedores»? En el presente módulo podremos registrar los datos de los proveedores, como la razón social, CUIT, dirección entre otros datos importantes; también podrán cargar sus compras, ver la cuenta corriente y pagarles. A continuación, explicaremos cómo usar todas las funciones antes mencionadas. ¿Cómo registrar un Proveedor? Paso 1. Para crear un proveedor nuevo, en la solapa Proveedores se debe seleccionar el botón «Nuevo proveedor» y comenzar a cargar sus datos. Paso 2. Empezamos la carga de los datos del proveedor. Arriba van Razón social, Condición fiscal y CUIT; en «Avanzada» están Contacto, Teléfono, Email, Dirección, Código postal, Localidad, Provincia, Plazo de pago (días) y Observaciones. Razón Social: En este campo registramos la razón social del proveedor o el nombre y apellido. Condición Fiscal: se le asignará la condición fiscal del proveedor, por ejemplo Responsable Inscripto o Consumidor Final. CUIT: el CUIT del proveedor válido por ARCA. Con el CUIT cargado aparece «Buscar en ARCA» para traer sus datos. Si el proveedor es Consumidor Final, el campo se llama Documento y acepta su DNI (7 u 8 números) o su CUIT; si el número no sirve, aparece “El documento ingresado es inválido.”

Plazo de pago (días): opcional, de 0 a 365. Se usa para proponer el vencimiento de sus facturas.

Nota: es importante resaltar que los campos que son obligatorios al momento de registrar el proveedor va a depender que condición fiscal tenga seleccionado al momento de registrarlo, por ejemplo si lo seleccionamos como Responsable, monotributista o exento, los campos obligatorios serán, Razón Social,  CUIT, en caso de que el cliente lo registremos como Consumidor final, con solo registrar la razón social el sistema lo dejará guardar.

Paso 3. Para finalizar se debe presionar el botón «Guardar»; si deseamos generar otro instantáneamente, presionar «Guardar y crear».  Paso 4. Y volveremos a la pantalla inicial de «proveedor» ¿Puedo ver la cuenta corriente de los proveedores? Una vez generados los proveedores, en la solapa Proveedores, en cada proveedor podemos ver: «Cuenta corriente» para consultar el saldo y pagarle. Muestra Detalle (Compra, Pago, Nota de crédito o Devolución), Estado, Falta pagar, Importe y Saldo, con filtro de período, y el botón «Nuevo pago». ¿Se puede crear proveedores sin necesitada de ingresar al módulo de proveedores? Sí, a esas acciones le llamamos accesos directos, la cual nos permitirá crear proveedores de manera fácil y rápida. ¿Dónde podremos encontrar los accesos directos? El acceso directo lo encontramos en la ventana «Nuevo movimiento de plata», al cargar una compra, un pago o una devolución: el botón «+» junto al proveedor. Nos permitirá crear el proveedor de manera rápida y, al guardarlo, queda elegido en el movimiento. ¿Cómo puedo eliminar un proveedor que ya fue creado? Nos ubicamos en la solapa Proveedores, en el proveedor pulsamos «Eliminar» y confirmamos (“¿Estás seguro de querer eliminar este proveedor?”). También podemos tildar varios y eliminarlos juntos.

Solapa Compras: las facturas de tus proveedores

Lista las facturas y notas de crédito con Fecha, Proveedor, Total, Vence y Estado. Estados de las facturas: Pagada, Parcialmente pagada, Pendiente vencida y Pendiente no vencida. Las notas de crédito figuran como Aplicada o Saldo a favor. Se filtra por proveedor, estado y período. Para cargar una compra, «Nueva compra» (ver la página Cargar facturas).

Cómo pagarle a un proveedor

1. Empezá desde Compras → «Pagar» en la factura, desde la Cuenta corriente → «Nuevo pago», o desde Mis cuentas (Deuda con proveedores → «Pagar»). Se abre «Nuevo movimiento de plata» con la cuenta Pago a proveedor.
2. En «Deuda a pagar», marcá las facturas que pagás. Si no marcás ninguna, el pago queda a cuenta.
3. Revisá el importe: el sistema propone lo que falta pagar.
4. Cargá los medios de pago: efectivo (de la caja que elijas), transferencia, depósito o débito (de la cuenta bancaria), tarjeta de crédito del local (con cuotas) o cheque (de terceros o propio).
5. Si querés, cargá el «N° de recibo del proveedor».
6. Presioná «Guardar».

Qué pasa después: las facturas quedan Pagadas o Parcialmente pagadas, baja tu deuda y sale la plata de la caja o el banco. Si pagaste de más, el sistema te avisa antes y la diferencia queda como saldo a favor; en el próximo pago se descuenta sola y, si alcanza, el botón dice «Aplicar saldo a favor» y no sale plata.

Cómo anular un pago

En la cuenta corriente del proveedor, en el pago, «Anular pago» y confirmá (“¿Querés anular este pago?”). Vas a ver “Pago anulado.” Vuelve la plata, vuelven los cheques y las facturas vuelven a quedar pendientes. No se puede si el saldo a favor que generó ya se usó, si tiene cuotas de tarjeta pagadas o si un cheque del pago ya cambió de estado: el sistema dice el motivo.

Informes de proveedores

En Informes → Compras, Proveedores y Fiscal: Cuenta Corriente Proveedores, Facturas Proveedor, Facturas Proveedor con detalle de productos, IVA Compras y Proveedores.